Privacyverklaring

In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens wij verwerken wanneer je Koi Auction Europe gebruikt, waarom we dat doen, op welke grondslag we dat doen, met wie we gegevens delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

Koi Auction Europe is een online veilingplatform van:

Koi en Vijverbouw B.V.
Mostheuvel 11
5513 NT Wintelre
Nederland
KvK: 99492342
Btw: NL869013282B01

E-mail: info@koienvijverbouw.nl
Telefoon: 06 - 3073 5524

Koi en Vijverbouw B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via Koi Auction Europe worden verwerkt, tenzij een andere partij voor een specifieke verwerking zelfstandig verantwoordelijk is.

2. Welke gegevens verwerken we en waarom?

Account aanmaken en beheren

Wanneer je een account aanmaakt, verwerken we gegevens die nodig zijn om je account te registreren en te beheren. Dit kunnen onder andere zijn:

• je naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• factuur- en verzendadres;
• taalvoorkeur;
• de bevestiging dat je 18 jaar of ouder bent;
• informatie over het accepteren van onze algemene voorwaarden, waaronder de geaccepteerde versie, datum en tijd.

Je wachtwoord wordt niet in leesbare vorm door ons opgeslagen.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en het nemen van stappen op jouw verzoek voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst.

Bieden en veilingen

Wanneer je deelneemt aan een veiling, verwerken we onder andere:

• je biedingen;
• automatische biedingen en ingestelde maximumbedragen;
• datum en tijd van biedingen;
• gewonnen veilingen;
• je volglijst;
• relevante meldingen in je account.

Andere bezoekers kunnen biedingen zien onder een afgeschermde biedercode. Je naam en contactgegevens worden daarbij niet openbaar weergegeven.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Betalen, factureren en administratie

Voor betalingen en onze administratie verwerken we onder andere:

• ordergegevens;
• naam en adres;
• e-mailadres;
• factuurgegevens;
• aankoopbedragen;
• betaalstatus;
• betaalreferenties.

Betalingen worden verwerkt via Mollie. De gegevens die nodig zijn om een betaling uit te voeren, zoals bepaalde bank- of kaartgegevens, kunnen rechtstreeks door Mollie worden verwerkt. Wij slaan niet zelf je volledige kaartgegevens, CVV-code of inloggegevens van je bank op.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en het voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen.

Mollie bepaalt voor een deel van de verwerking van betaalgegevens zelfstandig het doel en de middelen en treedt daarvoor zelf op als verwerkingsverantwoordelijke.

Afhalen en transport

Wanneer een koi wordt afgehaald of vervoerd, kunnen we onder andere verwerken:

• naam;
• afleveradres;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• gegevens over de zending;
• gekozen vervoerder;
• track-and-tracegegevens;
• informatie die nodig is om de aflevering goed uit te voeren.

Wanneer transport nodig is, delen we alleen de gegevens met de vervoerder die noodzakelijk zijn om de zending af te leveren.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

E-mails en meldingen

We gebruiken je e-mailadres voor berichten die nodig zijn voor je account, biedingen en aankopen. Denk bijvoorbeeld aan:

• accountbevestigingen;
• informatie over gewonnen veilingen;
• betaalverzoeken en betaalbevestigingen;
• informatie over afhalen of transport;
• belangrijke wijzigingen met betrekking tot je aankoop.

Daarnaast kunnen we optionele veilingmeldingen versturen, bijvoorbeeld wanneer je bent overboden of wanneer een gevolgde veiling bijna eindigt.

We kunnen een technische log bijhouden van verzonden e-mails, waaronder de ontvanger, het type bericht, het verzendmoment en of de verzending succesvol is verlopen.

Optionele meldingen kun je uitschakelen via je account of, waar beschikbaar, via de afmeldmogelijkheid in de e-mail.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst voor noodzakelijke berichten en gerechtvaardigd belang voor functionele, optionele veilingmeldingen.

Contact met ons

Neem je contact met ons op, dan verwerken we de gegevens die nodig zijn om je vraag te beantwoorden. Dit kunnen zijn:

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• onderwerp;
• inhoud van je bericht;
• informatie over een aankoop of veiling als je vraag daarop betrekking heeft.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om vragen en verzoeken af te handelen of de uitvoering van de overeenkomst wanneer je vraag betrekking heeft op een aankoop.

Beveiliging, fraude en misbruik

Om het platform, onze klanten en het verloop van de veilingen te beschermen, verwerken we technische en gebruiksgegevens.

Dit kunnen onder andere zijn:

• IP-adres;
• tijdstip van inloggen en bieden;
• technische gegevens over belangrijke accountacties;
• auditlogs;
• technische foutmeldingen;
• signalen van onze botbescherming;
• signalen die kunnen wijzen op misbruik van het platform.

Het systeem kan bijvoorbeeld signaleren wanneer meerdere accounts vanaf hetzelfde IP-adres deelnemen, wanneer sprake is van ongebruikelijke biedpatronen of wanneer herhaaldelijk veilingen worden gewonnen zonder dat daarna wordt betaald.

Fraudesignalen leiden niet automatisch tot de conclusie dat sprake is van fraude. Wanneer naar aanleiding van dergelijke signalen een maatregel wordt overwogen, vindt menselijke beoordeling plaats.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om fraude en misbruik te voorkomen en de veiligheid en betrouwbaarheid van het platform en de veilingen te beschermen.

Klantcontact en niet-betaalde veilingen

We kunnen interne notities bijhouden die noodzakelijk zijn voor klantenservice en de afhandeling van aankopen.

Ook kunnen we registreren wanneer een gewonnen veiling vanwege niet-betaling is geannuleerd en of een account om die reden tijdelijk of permanent voor bieden is geblokkeerd.

Wanneer een blokkade automatisch wordt toegepast op basis van vooraf ingestelde criteria voor herhaald niet betalen, kun je ons vragen de situatie door een medewerker te laten beoordelen. Je kunt daarbij je standpunt toelichten en tegen de blokkade bezwaar maken.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang om niet-betaalde veilingen en misbruik van het platform te voorkomen.

Reviews

Wanneer je vrijwillig een review plaatst of ons toestemming geeft deze te publiceren, kunnen we verwerken:

• naam;
• woonplaats;
• reviewtekst;
• beoordeling;
• datum;
• bron;
• eventueel een koppeling met je aankoop om aan te geven dat het om een geverifieerde aankoop gaat.

Grondslag: toestemming.

Je kunt je toestemming voor publicatie van een review altijd intrekken.

3. Geautomatiseerde signalen en beslissingen

Koi Auction Europe gebruikt technische signalen om fraude, misbruik en niet-betaling te kunnen herkennen.

Signalen over mogelijk frauduleus of ongebruikelijk biedgedrag worden niet zonder menselijke beoordeling gebruikt om vast te stellen dat iemand fraude heeft gepleegd.

Bij herhaald niet betalen kan het systeem op basis van vooraf ingestelde criteria automatisch de mogelijkheid om verder te bieden blokkeren. Je kunt ons altijd verzoeken deze beslissing door een medewerker te laten beoordelen, je standpunt kenbaar maken en de beslissing aanvechten.

Een medewerker kan een blokkade na beoordeling aanpassen of opheffen.

4. Met wie delen we persoonsgegevens?

Wij verkopen je persoonsgegevens niet.

Voor het functioneren van Koi Auction Europe maken we gebruik van verschillende dienstverleners. Zij ontvangen alleen persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor hun dienstverlening.

Supabase

We gebruiken Supabase voor onder andere onze database, accounts en authenticatie.

De primaire database van Koi Auction Europe is ingericht in een Europese regio.

Vercel

We gebruiken Vercel voor hosting en het beschikbaar stellen van het platform.

Daarnaast kunnen technische prestatiegegevens worden verwerkt om de snelheid en werking van de website te controleren. Hiervoor gebruiken we geen advertentietracking.

Twilio SendGrid

We gebruiken Twilio SendGrid voor het verzenden van transactionele e-mails, zoals accountberichten, veilingmeldingen, betaalinformatie en informatie over je aankoop.

Cloudflare

We gebruiken Cloudflare voor onderdelen van de technische infrastructuur, waaronder:

• het veilig en snel aanbieden van afbeeldingen en video's;
• bescherming van formulieren tegen bots en geautomatiseerd misbruik.

Cloudflare Turnstile verwerkt hiervoor technische signalen die nodig zijn om onderscheid te kunnen maken tussen normaal gebruik en geautomatiseerd misbruik. Cloudflare beschrijft zichzelf voor een deel van deze Turnstile-verwerking als verwerker namens de websitebeheerder.

PDOK (Kadaster)

Bij het invullen van een Nederlands adres helpt de adreszoeker van PDOK, een voorziening van het Kadaster. De adresfragmenten die je intypt worden daarvoor rechtstreeks vanuit je browser naar PDOK gestuurd, samen met de technische gegevens die bij zo'n verzoek horen (zoals je IP-adres). PDOK plaatst hiervoor geen cookies.

Mollie

We gebruiken Mollie voor de verwerking van betalingen.

Daarvoor worden persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om de betaling uit te voeren met Mollie gedeeld. Mollie verwerkt bepaalde persoonsgegevens als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke en heeft daarvoor een eigen privacyverklaring.

Vervoerders

Wanneer je kiest voor transport, delen we de gegevens die nodig zijn om de koi bij je af te leveren met de vervoerder.

Wij maken momenteel onder andere gebruik van GO! Express & Logistics Netherlands B.V.

Dit kan bijvoorbeeld gaan om je:

• naam;
• afleveradres;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• gegevens over de zending.

Boekhouding en administratie

Facturen en andere gegevens die noodzakelijk zijn voor onze financiële administratie kunnen worden verwerkt in onze boekhoudsoftware en, indien van toepassing, worden gedeeld met onze boekhouder of administrateur.

Overheidsinstanties

Wij verstrekken persoonsgegevens aan overheidsinstanties wanneer wij daar wettelijk toe verplicht zijn, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst.

5. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige van onze dienstverleners of hun onderaannemers kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten.

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land buiten de EER, zorgen wij ervoor dat daarvoor een geldige grondslag en passende waarborg bestaat. Afhankelijk van de betreffende dienstverlener kan dit bijvoorbeeld gebaseerd zijn op:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• toepasselijke EU-modelcontractbepalingen, ook wel Standard Contractual Clauses genoemd;
• een ander wettelijk toegestaan doorgiftemechanisme.

De AVG verlangt dat betrokkenen worden geïnformeerd over dergelijke doorgiften en de toepasselijke waarborgen.

6. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij we wettelijk verplicht zijn ze langer te bewaren.

Voor Koi Auction Europe hanteren we momenteel onder andere de volgende termijnen:

• Facturen en orders: 7 jaar vanwege fiscale bewaarplichten.
• IP-adressen in de auditlog: 90 dagen.
• Loggegevens over biedingen: 365 dagen.
• Overige auditloggegevens: maximaal 730 dagen.
• E-maillogs: 180 dagen.
• Technische foutlogs: 90 dagen.
• Reviews: totdat je je toestemming intrekt of de review om een andere reden wordt verwijderd.

Je account

Je account blijft bestaan totdat je het opzegt.

Wanneer je je account opzegt, anonimiseren of verwijderen we persoonsgegevens die niet langer noodzakelijk zijn. Je naam, contactgegevens en adresgegevens worden uit het actieve account verwijderd en onder andere je volglijst, automatische biedingen en meldingen worden verwijderd.

Gegevens die wij vanwege een wettelijke verplichting moeten bewaren, zoals facturen en bijbehorende factuurgegevens, blijven gedurende de daarvoor geldende bewaartermijn bewaard.

Biedingen kunnen bewaard blijven om historische veilingresultaten controleerbaar te houden, maar worden na anonimisering niet meer rechtstreeks aan jouw account gekoppeld.

7. Jouw privacyrechten

Onder de AVG heb je, afhankelijk van de omstandigheden, verschillende rechten.

Je kunt onder andere verzoeken om:

• inzage in de persoonsgegevens die wij van je verwerken;
• correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens;
• beperking van de verwerking;
• bezwaar tegen verwerking die is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang;
• overdracht van gegevens wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;
• intrekking van toestemming wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd.

Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

Veel van je gegevens kun je zelf bekijken, downloaden of aanpassen via Mijn gegevens in je account.

Voor andere verzoeken kun je contact met ons opnemen via info@koienvijverbouw.nl.

We reageren in beginsel binnen één maand op een privacyverzoek. Wanneer dat noodzakelijk is, kunnen we je vragen om aanvullende informatie om je identiteit te controleren.

De AVG geeft betrokkenen onder meer rechten op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid.

8. Klacht over de verwerking van je gegevens

Heb je een vraag of klacht over hoe wij met je persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst gerust contact met ons op via:

info@koienvijverbouw.nl

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik en ongewenste wijziging.

Daarbij maken we onder andere gebruik van:

• versleutelde HTTPS-verbindingen;
• beveiligde authenticatie;
• toegangsrechten per gebruikersrol;
• tweestapsverificatie voor beheerders;
• beperkte beheerderssessies;
• technische logging;
• bescherming tegen geautomatiseerd misbruik en bots.

Geen enkel digitaal systeem kan ieder beveiligingsrisico volledig uitsluiten. We beoordelen onze beveiligingsmaatregelen daarom regelmatig en passen deze waar nodig aan.

10. Minderjarigen

Koi Auction Europe is bedoeld voor personen van 18 jaar en ouder.

Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar voor deelname aan onze veilingen.

11. Cookies en lokale opslag

Koi Auction Europe gebruikt functionele cookies en lokale opslag die noodzakelijk zijn voor het functioneren, beveiligen en gebruiksvriendelijk maken van het platform.

We gebruiken op dit moment geen advertentiepixels of cookies waarmee bezoekers voor advertentiedoeleinden over verschillende websites worden gevolgd.

Meer informatie vind je in ons Cookiebeleid.

12. Wijzigingen in deze privacyverklaring

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze diensten, technische systemen of de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken veranderen.

Bovenaan deze pagina staat wanneer de privacyverklaring voor het laatst is bijgewerkt.

Bij belangrijke wijzigingen kunnen we je hierover aanvullend informeren.